1. Nome e sede
A norma dell’art. 60 e segg. del Codice civile svizzero è costituita un’associazione
denominata “INTERNATIONAL COMPLIANCE NETWORK (ICN)” con sede a LUGANO in
Via Pretorio 13.
L’associazione è apolitica e aconfessionale.
2. Finalità e scopo – Principi, Valori, Obiettivi Strategici e Marchio Comune
L’associazione ha il fine e lo scopo di
– promuovere a livello internazionale, attraverso, i suoi Soci la cultura della Compliance alle organizzazioni e alle persone che per esse operano, di qualsiasi settore e mercato,
– promuovere a livello internazionale, attraverso i suoi Soci, il valore delle attestazioni di Compliance accreditate e riconosciute alle organizzazioni e alle persone che per esse operano, di qualsiasi settore e mercato di qualsiasi settore,
– promuovere tra i propri Soci una visione e una missione comune che abbia il suo fondamento nei due punti precedenti e che abbia l’obiettivo di definire Regolamenti, Protocolli e Procedure armonizzate, per poter proporre a livello internazionale al mercato, un soggetto che possa garantire ulteriormente e meglio il rispetto delle regole internazionali dell’accreditamento e delle certificazioni,
– promuovere tra i propri Soci un marchio comune di livello internazionale che possa, nel rispetto delle regole dell’accreditamento e della certificazione, integrarsi con i marchi di ogni singolo associato e poter rappresentare ulteriormente e meglio la cultura della Compliance e il rispetto delle regole internazionali dell’accreditamento e delle certificazioni.
Elementi fondamentali e collegati alle finalità e allo scopo di cui sopra sono i seguenti Principi, Valori e Obiettivi strategici
Principi
– La complessità legislativa e normativa globale che caratterizza la vita delle organizzazioni e delle persone che operano all’interno delle stesse è un fatto ormai imprescindibile ed ha delle dirette ed evidenti ripercussioni rispettivamente, sulla continuità operativa (business continuity) delle organizzazioni e sulla necessità di aggiornare e qualificare con continuità le competenze delle persone che, ai diversi livelli, lavorano ed operano all’interno delle stesse organizzazioni. La Business Continuity, si lega poi strettamente alle tematiche che
riguardano la sustainability e la social reputation delle organizzazioni e delle persone che in esse lavorano ed operano.
– La complessità normativa e legislativa riguarda sistemi e modelli di gestione che trattano le tematiche più diverse – qualità delle organizzazioni, qualità nella gestione delle tematiche ambientali e di sicurezza sul lavoro e dei dati, qualità e sicurezza e sostenibilità dei prodotti, dei processi e dei servizi, qualità e qualificazione efficace delle competenze delle persone; la complessità legislativa e normativa ha valenza contrattuale e riguarda la necessità di garantire i beni e le merci che circolano a livello locale e mondiale.
– La complessità normativa e legislativa, obbligatoria e volontaria necessità che sia garantita la conformità da parte delle organizzazioni e delle persone che in esse operano, rispetto ai requisiti e agli elementi di applicazione che le norme introducono nel funzionamento delle stesse; la conformità che viene richiesta è riconosciuta e nota a livello globale come Compliance regolata (Regulatory Compliance).
– La complessità normativa e legislativa sopra sinteticamente delineata, si sostanzia oggi con regole e norme che si generano a livello globale e che vengono poi ad essere applicate a livello anche locale dalle organizzazioni o dalle persone che in esse operano e ciò indipendentemente dal settore, dalla dimensione, dal Paese delle organizzazioni, e indipendentemente dal fatto che le stesse siano di tipo “profit” o “no-profit”.
– L’importanza del valore dei servizi di Terza Parte e di Organismo Competente riferiti alle
attività di auditing, inspection, laboratory e educational and training che erogano rispetto alla gestione delle tematiche della Compliance regolata, per garantire vantaggi economici e di alta qualità al mercato, ai loro clienti e alle Parti Interessate (Stakeholders).
– l’impegno dei Soci nel creare una rete internazionale rappresentativa, forte e credibile che rappresenti davvero un network dei servizi qualificati e/o accreditati di Competent Body e di Third Part legati alle tematiche generali e specifiche della Compliance regolata.
– l’impegno nell’avvicinare i mondi della standardizzazione, della qualificazione, della certificazione e dell’accreditamento a beneficio della comunità economica e sociale e di tutti gli Stakeholders.
– l’impegno dei Soci nell’aumentare la consapevolezza del mercato e di tutti gli Stakeholders coinvolti, nei diversi livelli e nelle diverse modalità e responsabilità, in questi processi di gestione della Compliance, dei vantaggi delle attività qualificate e/o accreditate riferite all’Assesment, all’Inspection, al Laboratory e alle attività di compliance educational and training.
– l’impegno dei Soci nell’aumentare gli ambiti, gli schemi e i disciplinari di valutazione, certificazione, ispezione, analisi e training, qualificati e/o accreditati secondo gli standard nazionali ed internazionali richiesti dal mercato e dai propri clienti.
– l’impegno continuo dei Soci nell’intraprendere ed avere un dialogo aperto e continuo con la comunità e gli attori che operano nel settore della Compliance regolata, in riferimento alla standardizzazione, alla qualificazione e all’accreditamento delle attività dei Competent Body e dei Third Part Body.
Valori
I Soci riconoscono l’importanza nel
– operare nel mercato internazionale secondo standard elevati di etica e integrità;
– operare nel mercato internazionale con alti valori di servizio da parte dei membri del network per i loro clienti e per gli stakeholders;
– definire canali formali ed ufficiali e collaborare apertamente con le autorità di regolamentazione, con le organizzazioni internazionali e le istituzioni in merito ai servizi di Compliance regolata erogati;
– consentire ai membri di svolgere un ruolo chiave nel contribuire ad affrontare le questioni chiave del settore;
– promuovere lo sviluppo e la collaborazione professionale tra i membri del network e, nel rispetto ognuno della propria indipendenza legale e giuridica, lavorare in modo cooperativo per migliorare continuamente l’affidabilità del processo di valutazione a beneficio dei clienti, degli Stakeholders e del mercato, nella logica di garantire e migliorare l’integrità e la fiducia delle attestazioni e dei rapporti di conformità qualificati e/o accreditati, rilasciati da ognuno dei membri.
Obiettivi Strategici
I Soci riconoscono l’importanza di
– sviluppare relazioni internazionali per garantire che tutti i mercati siano aperti e senza restrizioni e, se del caso, che tutti i Soci rispettino gli schemi di qualificazione e/o accreditamento riconosciuti nell’ambito del settore della Compliance regolata;
– collaborare con gli organismi di qualificazione e accreditamento e con le altre parti interessate al settore della Compliance regolata, per garantire che le norme settoriali e nazionali siano coerenti con i requisiti concordati e accettati a livello internazionale;
– collaborare con gli Organismi di Normazione nazionali e/o internazionali settoriali e generalisti per garantire l’emissione di certificati e rapporti di conformità appropriati e riconosciuti;
– lavorare per il miglioramento del sistema di qualificazione e accreditamento globale.
Marchio Comune
In coerenza con le Finalità e lo Scopo ed i Principi, Valori e Obiettivi strategici definiti al precedente punto 1, i Soci Fondatori
– hanno registrato il marchio International Compliance Network (anche abbreviato in ICN) e hanno elaborato uno specifico “Regolamento di Funzionamento e Uso del Marchio International Compliance Network” (Allegato 2 “Regolamento di Uso del marchio ICN)
– il Marchio comune, si affianca e non sostituisce i marchi dei singoli Organismi e i marchi riferiti alle loro qualificazioni e/o accreditamenti, come brand aggiuntivo, con il solo obiettivo di valorizzare la condivisione degli elementi indicati nel presente Statuto, senza essere indicativo di altro;
– il Regolamento di funzionamento e di Uso del marchio comune vuole inoltre essere proposto, sottoposto e condiviso con altri Organismi internazionali Competent Body e di Third Part operanti nel campo di lavoro dei servizi di assesment, inspection, laboratory e educational and training che intendono riconoscersi nei contenuti del presente Statuto.
3. Mezzi
Per il perseguimento delle sue finalità, l’associazione dispone dei seguenti mezzi:
a) contributi sociali
b) proventi derivanti dall’organizzazione di eventi e/o manifestazioni
c) sovvenzioni
d) proventi derivanti da accordi di prestazione
e) donazioni e sussidi di ogni genere
I contributi sociali sono fissati annualmente nell’ambito dell’Assemblea dei Soci.
L’anno di esercizio corrisponde all’anno civile dall’1.1. al 31.12. di ogni anno solare.
4. Soci – adesione
Soci Fondatori dell’Associazione sono le società:
1. IAS REGISTER AG Via San Gottardo 112 6828 BALERNA (SVIZZERA)
2. Q-AID Assessment and Certification srl Via Vittor Pisani, 8 20124 MILANO (ITALIA)
3. Q-AID Inspection srl Via Vittor Pisani, 8 20124 MILANO (ITALIA)
I Soci Fondatori sono persone giuridiche Organismi di Certificazione e Ispezione accreditati e riconosciuti nell’ambito della Regulatory Compliance, per i campi di attività di cui all’Allegato 1 (Accreditamenti e Riconoscimenti Soci Fondatori) del presente Statuto.
Possono diventare Soci dell’Associazione le persone giuridiche rappresentate da Organismi di Certificazione (Area Assessment), Organismi di Ispezione (Area Inspection), Laboratori (Area Laboratory) e Enti di Formazione (Area Educationl and Training) che svolgono la loro attività nell’ambito delle filiere dei sistemi di accreditamento e certificazione riconosciuti afferenti al tema della Regulatory Compliance, che essendo interessati e condividendo la finalità e lo scopo dell’associazione di cui al precedente punto 2., a seguito di formale Manifestazione di Interesse, sono valutati e formalmente collegialmente deliberati per la partecipazione all’Associazione, da parte del Comitato dei Soci Fondatori.
Le persone giuridiche interessate e che condividono le finalità e lo scopo dell’Associazione di cui al precedente punto 2 e che a seguito della Delibera di Accettazione della Manifestazione di Interesse, sostengono l’associazione finanziariamente attraverso il regolare pagamento dei contributi sociali di cui al punto 3 lettera a) sono Soci Attivi con diritto di voto.
Il non regolare pagamento dei contributi sociali di cui al punto 3 lettera a) e il non rispetto delle finalità e dello scopo di cui al precedente punto 2 determinano, a seguito di deliberazione formale e collegiale da parte del Comitato dei Soci Fondatori, la qualifica a Socio Passivo senza diritto di voto.
Il Socio Passivo senza diritto di voto, ha tempo 6 mesi per regolarizzare la propria posizione e ritornare nella condizione di Socio Attivo con diritto di voto, passati i quali, se non regolarizza la sua posizione, a seguito di formale deliberazione del Comitato dei Soci Fondatori, decade per esclusione, di cui al successivo punto 6., dalla qualifica di Socio.
Le Manifestazioni d’Interesse quale socio attivo, vanno inoltrate a uno qualsiasi dei Soci Fondatori, che a seguito di istruttoria collegiale del Comitato dei Soci Fondatori, delibera formalmente in merito all’ammissione.
Su proposta di ognuno dei Soci Attivi aventi diritto di voto, l’Assemblea dei Soci può concedere lo status di Soci Onorari alle persone, anche fisiche, che si sono adoperate in maniera onorabile e particolarmente significativa, a favore dell’associazione. I soci onorari
sono senza diritto di voto nell’Assemblea dei Soci.
I Soci Onorari possono essere nominati nel Comitato di Sorveglianza di cui al successivo punto 7 “Organi dell’Associazione”, all’interno del quale avere diritto di voto nell’ambito di funzionamento del Comitato stesso.
5. Cessazione dell’adesione
L’adesione quale Socio cessa
– nel caso delle persone giuridiche mediante dimissioni formali, esclusione formale e collegialmente motivata da parte del Comitato dei Soci Fondatori (di cui al successivo punto 7 “ Organi dell’Associazione” ), redatta secondo quanto indicato nel successivo punto 6 “Dimissioni ed Esclusione” o scioglimento della persona giuridica.
– nel caso delle persone fisiche – per i soli Soci Onorari quindi, mediante dimissioni formali, esclusione formale e collegialmente motivata del Comitato dei Soci Fondatori (di cui al successivo punto 7 “ Organi dell’Associazione” ), per violazione successiva del requisito di onorabilità o decesso.
6. Dimissioni ed esclusione
Le dimissioni sono possibili in ogni momento e prevedono un preavviso di 6 mesi, all’interno dei quali possa essere predisposta una modalità ordinata per l’uscita del socio dimissionario. La lettera di dimissioni deve essere inviata per iscritto alla Direzione. Per l’anno iniziato va versato ‘intero contributo sociale.
Un socio può essere escluso dall’associazione in qualsiasi momento a causa di violazione dello statuto, di comportamento contrario agli scopi dell’associazione e dei motivi indicati al precedente punto 5. “Cessazione dell’adesione”.
7. Organi dell’associazione
Gli organi dell’associazione sono:
a) l’Assemblea dei Soci
b) la Direzione
c) l’Ufficio di revisione
d) il Comitato di Sorveglianza
e) Il Comitato Soci Fondatori
8. L’Assemblea dei soci
L’organo supremo dell’associazione è l’Assemblea dei Soci. Un’Assemblea dei soci ordinaria ha luogo annualmente entro il 30 giugno di ogni anno.
I soci vengono convocati dalla Direzione per iscritto all’Assemblea con un preavviso di almeno 30 giorni, con allegato l’ordine del giorno. Sono valide anche le convocazioni via e-mail.
Le istanze all’attenzione dell’Assemblea dei Soci vanno inoltrate per iscritto alla Direzione entro 60 giorni dalla data dell’assemblea.
I Soci Fondatori anche singolarmente, la Direzione o 1/5 dei soci possono chiedere in qualsiasi momento la convocazione di un’Assemblea dei soci straordinaria, indicandone lo scopo. L’assemblea deve avere luogo entro 45 giorni dalla ricezione della richiesta.
L’assemblea dei soci può essere tenuta sia in CH sia all’estero in forma telematica attraverso l’utilizzo di strumenti informatici condivisi.
L’Assemblea dei soci è l’organo supremo dell’associazione. Ha i seguenti compiti inalienabili e le seguenti competenze:
a) approvazione del verbale della precedente Assemblea dei soci
b) approvazione del rapporto annuale della Direzione
c) accettazione del rapporto di revisione e approvazione del rendiconto annuale
d) discarico alla Direzione
e) nomina ed elezione del/della presidente e degli altri membri della Direzione, nonché dell’organo di controllo
f) nomina del Comitato di Sorveglianza
g) Determinazione del contributo sociale e/o dei contributi sociali differenziati per le Aree Assessment, Inspection, Laboratory, Education and training
h) Approvazione del budget annuale o presa di conoscenza del budget annuale
i) Deliberazione sul programma delle attività o presa di conoscenza del programma delle attività
j) Deliberazione sulle istanze della Direzione e dei soci
k) la modifica dello statuto, previo parere favorevole e vincolante del Comitato dei Soci Fondatori
l) decisioni in merito all’esclusione di soci, previo parere favorevole e vincolante del Comitato dei Soci Fondatori
m) Deliberazione sullo scioglimento dell’associazione e l’impiego del ricavato della liquidazione, previo parere favorevole e vincolante del Comitato dei Soci Fondatori
n) Ogni Assemblea dei soci regolarmente convocata ha facoltà di decidere, se presenti i Soci Fondatori e almeno 1/5 dei Soci Attivi con diritto di voto.
Le decisioni vengono prese con la maggioranza semplice dei voti espressi; le astensioni e i voti non validi non vengono conteggiati. In caso di parità di voti, decide il voto del/della presidente.
La modifica dello statuto e lo scioglimento richiedono l’approvazione di una maggioranza di 2/3 dei voti espressi, previo consenso formale e collegiale del Comitato dei Soci Fondatori.
Le decisioni prese devono essere messe a verbale. È sufficiente un verbale delle decisioni, consultabile da parte dei Soci su richiesta alla Direzione o al Comitato di Sorveglianza.
9. La Direzione
La Direzione è composta da un numero variante da 2 a 5 persone.
Rimane in carica 3 anni. Può essere rieletta.
La Direzione gestisce le attività in corso e rappresenta l’associazione all’esterno.
Può istituire e impiegare dei Comitati Tecnici di Area (Assessment, Inspection, Laboratory, Educational and training).
Emana i regolamenti generali e/o di Area (Assessment, Inspection, Laboratory, Ed…)
Ai fini del raggiungimento degli scopi dell’associazione, la Direzione secondo le indicazioni dell’Assemblea Soci e previo consenso formale e collegiale del Comitato dei Soci Fondatori, può impiegare o incaricare terze persone, dietro compenso.
La Direzione dispone di tutte le competenze che la legge o il presente statuto non conferisce a un altro organo.
All’interno della Direzione sono rappresentate le seguenti competenze:
a) presidenza
b) vicepresidenza
c) finanze
d) attuariato
L’accumulazione delle cariche è possibile.
La Direzione si riunisce ogni volta che l’attività lo richiede. Ogni membro della Direzione può richiedere la convocazione di una seduta, indicandone i motivi.
Se nessun membro della Direzione richiede una consulenza orale, le decisioni prese tramite circolazione degli atti (anche e-mail) sono valide.
In linea di principio la Direzione è attiva a titolo onorifico, ha però diritto al rimborso delle spese sostenute.
10. L’Ufficio di revisione
L’Assemblea dei soci, deve far verificare la sua contabilità mediante revisione ordinaria, effettuata da un ufficio di revisione, se due dei valori seguenti sono oltrepassati per due esercizi consecutivi:
1. somma di bilancio di 10 milioni di franchi;
2. cifra d’affari di 20 milioni di franchi;
3. 50 posti di lavoro a tempo pieno in media annua.
L’associazione deve far verificare la sua contabilità mediante revisione limitata, effettuata da un ufficio di revisione, se un socio personalmente responsabile o tenuto ad eseguire versamenti suppletivi lo chiede.
Negli altri casi l’Assemblea dei soci può rinunciarvi.
L’Ufficio di revisione, se nominato e incaricato, riferisce e propone alla Direzione, all’attenzione dell’Assemblea dei soci.
Rimane in carica 3 anni. Può essere rinominato.
11. Il Comitato di Sorveglianza
L’Assemblea dei soci, può nominare un Comitato di Sorveglianza, composto da un minimo di 3 a un massimo di 11 membri , autorevoli e competenti, anche tra i Soci Onorari, che ha il compito di vigilare sulla trasparenza e sull’onorabilità dei comportamenti dei Soci e delle persone fisiche che interfacciano con essi, rispetto alle finalità e agli scopi dell’Associazione e al Codice Etico della stessa, fornendo pareri consultivi alla Direzione e al Comitato dei Soci Fondatori e all’Assemblea dei Soci circa il funzionamento e l’operato degli Organi associativi e degli associati.
All’interno del Comitato di Sorveglianza sono rappresentate le seguenti competenze:
a) presidenza
b) vicepresidenza
Il Comitato di Sorveglianza si riunisce almeno una volta all’anno e ogni volta che l’attività lo richiede. Ogni membro del Comitato di Sorveglianza può richiedere la convocazione di una seduta, indicandone i motivi.
Se nessun membro del Comitato di Sorveglianza richiede una consulenza orale, le deliberazioni prese tramite circolazione degli atti (anche e-mail) sono valide.
In linea di principio il Comitato di Sorveglianza è attivo a titolo onorifico, ha però diritto al rimborso delle spese sostenute.
Il Comitato di Sorveglianza rimane in carica 3 anni. Può essere rinominato.
12. Il Comitato dei Soci Fondatori
E’ l’organo fondativo dell’Associazione e ha i seguenti compiti inalienabili e le seguenti competenze:
a) approvazione delle Manifestazioni di Interesse dei nuovi Soci, che vengono poi ratificate e confermate dall’Assemblea dei Soci,
b) approvazione vincolante della proposta decisione di esclusione del socio, ratificata e approvata poi dall’Assemblea dei Soci,
c) approvazione vincolante della decisione della nomina della Direzione e del Comitato di Sorveglianza , ratificata e approvata poi dall’Assemblea dei Soci,
d) approvazione vincolante del discarico alla Direzione, ratificata e approvata poi dall’Assemblea dei Soci,
e) approvazione vincolante della nomina ed elezione del/della presidente e degli altri membri della Direzione, nonché dell’organo di controllo e del Comitato di Sorveglianza, ratificata e approvata poi dall’Assemblea dei Soci,
f) approvazione vincolante della determinazione del contributo sociale e/o dei contributi sociali differenziati per le Aree Assessment, Inspection, Laboratory, Education and training.
Il Comitato dei Soci Fondatori prende le decisioni all’unanimità; le deliberazioni sono a disposizione dei soggetti aventi titolo e in copia originale per ognuno dei soci fondatori.
Il Comitato dei Soci Fondatori è composto da n° 3 membri, di cui n°1 nominato da IAS Register AG, n° 1 nominato da Q AID Assessment and certification srl e Q AID Inspection srl e n° 1 membro esterno, individuato e nominato collegialmente con atto scritto dagli altri due membri. Il membro esterno del Comitato dei Soci Fondatori assume la carica di Presidente del Comitato Soci Fondatori.
I membri del Comitato dei Fondatori, possono fare parte della Direzione.
Il Comitato dei Soci Fondatori si riunisce almeno una volta all’anno e ogni volta che si verifica una delle necessità di cui ai punti da a) a f) precedenti.
Il Comitato dei Soci Fondatori, si riunisce ogni volta che l’attività lo richiede, di norma su convocazione del presidene del Comitato dei Soci Fondatori. Ogni membro del Comitato dei Soci Fondatori può comunque richiedere la convocazione di una seduta, indicandone i motivi.
Se nessun membro del Comitato dei Soci Fondatori richiede una consulenza orale, le decisioni prese tramite circolazione degli atti (anche e-mail) sono valide.
In linea di principio il Comitato dei Soci Fondatori è attivo a titolo onorifico, ha però diritto al rimborso delle spese sostenute.
13. Diritto di firma
La Direzione designa le due persone aventi diritto di firma.
14. Responsabilità
Per i debiti dell’associazione risponde solo il patrimonio dell’associazione. È esclusa la responsabilità personale dei soci.
15. Scioglimento dell’associazione
Lo scioglimento dell’associazione può essere pronunciato con una decisione presa nell’ambito di un’Assemblea dei soci ordinaria o straordinaria e con la maggioranza dei soci presenti, previo parere favorevole del Comitato dei Soci Fondatori.
Con lo scioglimento dell’associazione il patrimonio dell’associazione va a un’organizzazione esente da imposta, che persegue finalità identiche o simili. È esclusa la distribuzione del patrimonio tra i soci.
16. Pubblicazioni e comunicazioni
FUCT o tramite raccomandata o email con conferma di ricezione da parte del destinatario a tutti i soci all’indirizzo noto o in via telematica.
17. Entrata in vigore
Il presente statuto è stato accettato nell’ambito dell’assemblea costitutiva del 24 febbraio 2021 ed è entrato in vigore in questa data.
Lugano, 24 febbraio 2021
